Geplaatst op
In het huidige bedrijfsleven zet iedereen stappen om zoveel mogelijk werk digitaal te doen en op te slaan. Dit is veiliger, goedkoper en eenvoudiger te bereiken. Er zijn echter nog steeds voldoende bedrijven die bergen data verzamelen op papier of toegestuurd krijgen in bestandtypen waardoor ze niet eenvoudig in een database kunnen invoeren. Daar komt data entry software om de hoek kijken. In deze blog kijken we naar wat het precies inhoudt en wat de voordelen van data entry zijn.
Wat is data entry software precies?
Data entry software zijn krachtige applicaties voor je computer, telefoon of tablet waarmee je eenvoudig data in de vorm van tekst, gesproken woorden of afbeeldingen kunt verzamelen en toevoegen aan een database. Afhankelijk van je behoeften kan de software simpelweg elektronische formulieren leveren in plaats van papieren versies, maar het kan ook volledig automatisch data uit toegezonden documenten halen en indelen in de juiste categorie in je document management systeem.
Waarom is data entry software hard nodig?
Papier is een last voor iedere organisatie, omdat het opslagruimte vereist en tijd en moeite kost om de informatie op papier te verwerken zodat het voor iedereen toegankelijk is. Daarnaast is data op papier vergankelijker en uiteraard schadelijker voor het milieu. Met data entry software verminder je de nodige mankracht om data te verwerken, wat leidt tot de volgende voordelen:
- Meer winst, door lagere arbeidskosten en opslagkosten
- Snellere werkprocessen, door middel van het automatiseren van de verwerking
- Verbeter de klantenservice, doordat je verzekerd bent van accurate en up-to-date klantendossiers of andere benodigde informatie
Hoe werkt de software?
We kijken bij de data entry software voornamelijk naar vier soorten technologieën die data kunnen halen uit documenten en deze verwerken in de database. Deze technologieën zijn; OCR, ICR, OMR en BCR.
Optical Character Recognition (OCR)
Software met OCR herkent informatie op papieren documenten die geprint zijn. Denk aan verslagen die in Word getypt zijn en daarna geprint verstuurd.
Intelligent Character Recognition (ICR)
Software met ICR herkent geschreven informatie op papieren documenten. Dit is dus een stap geavanceerder dan OCR.
Optical Mark Recognition (OMR)
Software met OMR is in staat om bepaalde data te selecteren uit een lijst met keuzes. Denk bijvoorbeeld aan aangevinkte opties op een papieren menu of vragenlijst.
Barcode Recognition (BCR)
Software met BCR haalt data uit barcodes op een document. Ideaal als je veel met producten werkt.
Als de software dergelijke informatie herkent heeft, kan het automatisch deze info toevoegen aan de juiste dossiers in een digitaal document management systeem. In combinatie met andere database software kun je daarna zeer eenvoudig aan de hand van deze metadata de benodigde informatie ophalen en presenteren in op maat gemaakte rapporten.